Bij een audit stelt men de vraag: "Laat zien dat en hoe je de processen van 'het' project onder controle hebt". Op zich niks bijzonders, maar voor een goede voorbereiding moet men wel de tijd nemen. En zeker bij deze case.

Aannemer Schreck Mieves, onderdeel van een groot Duits concern, is in Nederland betrekkelijk nieuw. Als de officiële erkenning van ProRail nog 'vers' is, is het zaak om excellent te presteren tijdens zo’n toets. Een onafhankelijke partij, zoals deNiche, kan vanuit een objectieve en kundige kijk helpen bij die voorbereiding.

Samen met enkele medewerkers van Schreck Mieves heb ik deze klus geklaard. Het voorbereiden op een audit was voor deNiche niet nieuw. Door onder andere het contract goed uit te pluizen, kwam ik een heel eind in het opstellen van belangrijke kwesties, waarvan ik wist dat ze aan bod gingen komen.

Zaken als ontwerpproces, veiligheid, kwaliteit, leiding, teams, verantwoordelijkheden, overlegstructuren, inkoop, oplevercontrole etc. komen onder de aandacht en daar zocht ik - als bewijs - de documentatie bij, die aantoont dat de processen onder controle zijn. Een leuk werkje.

De documenten waren er wel, maar ik wilde ze, al dan niet in combinatie met andere documenten, tijdens een audit in een handomdraai kunnen laten zien. Een flink project heeft ongeveer 25 gevulde ordners. En laten we eerlijk zijn: welk (startend) bedrijf in een hectische markt heeft haar dossier perfect op orde?

Het goed analyseren en indexeren van de documenten bij de verwachte vragen uit een audit is dus van belang voor het succes. Het resultaat was na de audit zondermeer goed te noemen. Van de circa vijftig toetsingscriteria waren er slechts twee die (terecht) extra aandacht nodig hadden.

Niet zozeer omdat het proces niet werd 'gepredikt', maar eerder doordat de documentatie onvoldoende bewijs vormde door het ontbreken van informatie die er wel had moeten zijn. Eén aandachtspunt was het nog specifieker maken van het project kwaliteitsplan.